Czy 25 iNET Meeting będzie bezpieczny?

Szanowni Państwo, bezpieczeństwo naszych pracowników, partnerów i klientów to w tym momencie rzecz najważniejsza. Nie wyobrażamy sobie organizacji konferencji w warunkach, które narażałyby nasze zdrowie, dlatego stosujemy się do szeregu zaleceń i obostrzeń przygotowanych przez Ministerstwo Rozwoju i Stacje Sanitarno-Epidemiologiczne.

Trudna sytuacja związana z Pandemią zmusiła nas wszystkich do pewnych ograniczeń. Decyzja o przesunięciu naszego wydarzenia na wrzesień była konieczna, nie tylko ze względu na obostrzenia rządu, ale przede wszystkim z troski o bezpieczeństwo nas wszystkich.

Podczas organizacji eventu wzięliśmy pod uwagę możliwości hotelu związane z kompleksowym wdrożeniem działań zapobiegających COVID-19. Głównym kryterium był wybór odpowiedniego hotelu, w którym uda się zachować odstępy między poszczególnymi uczestnikami min 2,5 mkw oraz który pomieści wszystkich uczestników w jednym miejscu bez potrzeby przemieszczania się w ciasnych busach kursujących między hotelami. Pozwoli to na większą kontrolę uczestników oraz zachowanie bezpiecznej odległości między nimi.

Hotel Windsor w Jachrance to sprawdzone przez nas miejsce, które umożliwia nam organizację konferencji z zastosowaniem wszystkich zaleceń. Tak duży obiekt hotelowy pozwala na organizację eventów do 2000 uczestników, jednakże ze względów bezpieczeństwa w naszej konferencji będzie uczestniczyć maksymalnie 400 osób (20% maksymalnego obłożenia zalecanego przez GIS), tak aby każdy mógł zachować odpowiedni dystans społeczny. Ponadto hotel wprowadził szereg procedur w celu minimalizacji niebezpieczeństwa zarażenia się. W obiekcie stosuje się wszelkie niezbędne środki zabezpieczające takie jak maseczki, przyłbice, rękawiczki oraz płyny do dezynfekcji. Wszystkie przestrzenie ogólnodostępne są regularnie wietrzone oraz dezynfekowane przez dedykowanego pracownika. Hotel Windsor pozwala również na zamknięcie całego terenu wokół obiektu jedynie dla zarejestrowanych osób.

Cel wdrażanych procedur:
 
  • Zwiększenie bezpieczeństwa i ochrony zdrowia dla wszystkich uczestników wydarzenia oraz pracowników / dostawców obsługujących dane wydarzenie.
  • Ograniczenie liczby kontaktów w miejscu wydarzenia, w danym przedziale czasowym, w ramach zabezpieczenia przed ryzykiem zakażenia koronawirusem.
  • Opracowanie w sposób kompleksowy zestawu procedur bezpieczeństwa dot. COVID-19 do wykorzystania w całym łańcuchu dostaw i operacji związanych z wydarzeniem
  • Kompleksowe działanie dostosowane do aktualnej sytuacji epidemiologicznej i obowiązujących przepisów prawa.
Zapewnienie bezpieczeństwa w miejscu realizacji wydarzenia/spotkania:
 
  • Dostosowanie liczby uczestników do obowiązujących przepisów tj. przebywanie nie więcej niż 1 osoby na 2,5 m2 powierzchni dostępnej dla uczestników, z wyłączeniem obsługi.
  • Bezwzględne przestrzeganie ograniczeń i kontrola liczby osób przebywających na terenie wydarzenia.
  • Układ przestrzenny (tzw. set-up, tj. m.in. ustawienie krzeseł, stołów, sceny etc.) wydarzenia zorganizowany w sposób zapewniający zwiększenie fizycznej odległości między uczestnikami spotkania / wydarzenia min. 1,5 metra.
  • Zapewnienie w miejscu realizacji wydarzenia odpowiednią liczbę dozowników z płynem do dezynfekcji rąk dostępnych dla uczestników wydarzenia, a w szczególności przy wejściach na teren spotkania, w obszarze recepcji, przy wejściu do wind, punktów gastronomicznych oraz przy wejściu/wyjściu z toalet.
  • Regularne czyszczenie powierzchni wspólnych, z którymi stykają się uczestnicy wydarzenia, takich jak: toalety, windy, klamki, poręcze, blaty, oparcia krzeseł, włączniki świateł, przyciski, uchwyty itp.
  • Utrzymywanie w pomieszczeniach dobrej wentylacji.
  • Zorganizowanie stref wejścia / wyjścia na teren realizacji wydarzenia. W widocznym miejscu przed wejściem na teren wydarzenia będzie umieszczona instrukcja dot. mycia rąk, zdejmowania i zakładania rękawiczek, zdejmowania i zakładania maseczki, a przy dozownikach z płynem do dezynfekcji – instrukcja prawidłowej dezynfekcji rąk.
  • Oczekiwanie w kolejce do wejścia na teren spotkania umożliwi min. 1,5-metrową odległość między uczestnikami wydarzenia. W ramach możliwości zapewnimy bezdotykowe wejścia na teren wydarzenia (np. otwarte na stałe i zablokowane drzwi).
  • Zmniejszenie maksymalnej liczby osób, mogących jednocześnie przebywać́ w windzie (maksymalna dopuszczalna liczba osób podzielona przez 3, z wyłączeniem rodzin), zaleca się, by z wind korzystały osoby, które mają trudności w przemieszczaniu się pomiędzy kondygnacjami.
  • Ograniczenie czasu przebywania na terenie recepcji do minimum. Wcześniejsza rejestracja online i maksymalnie ograniczenie czynności operacyjnych przez pracowników recepcji wydarzenia.
  • Dezynfekowanie powierzchni lady recepcyjnej w punkcie obsługi nie rzadziej niż co godzinę̨.
  • Wszystkie czynności obsługi recepcji wobec uczestników wydarzenia realizowane będą w sposób bezdotykowy.
  • Serwowanie posiłków oraz napojów bezpośrednio przez obsługę (rezygnacja z tzw. bufetów).
  • Uczestnicy wydarzenia będą spożywać posiłki na terenie spotkania przy zachowaniu odpowiedniej odległości (min. 1,5 m dystansu pomiędzy siedziskami / stołami / stolikami koktajlowymi).
  • Zapewnienie płynnego mydła, płynu do dezynfekcji rąk oraz ręczników jednorazowych w toaletach.
  • Zakaz używania suszarek do rąk.
  • Zastosowanie oznaczenia na podłodze przypominające o zasadzie 1,5 metrowym odstępie pomiędzy osobami oczekującymi na skorzystanie z ogólnodostępnych toalet.
  • Zwiększona częstotliwość sprzątania i dezynfekcji ogólnodostępnych toalet.
  • Dezynfekcja elementów sprzętowych udostępnianych uczestnikom wydarzenia (np. krzesło, stolik, flipchart itp.) po każdym spotkaniu.
  • Wyznaczenie i przygotowanie (m.in. wyposażonego w środki ochrony indywidualnej i płyn dezynfekujący) pomieszczenia lub pokoju, w którym będzie można czasowo odizolować osobę w przypadku pojawienia się objawów chorobowych.
  • Przygotowanie i umieszczenie w łatwo dostępnym miejscu potrzebnych numerów telefonów do powiatowej stacji sanitarno-epidemiologicznej oraz służb medycznych.
Zapewnienie bezpieczeństwa uczestnikom / pracownikom / dostawcom wydarzenia:
 
  • Zapewnienie przez organizatora niezbędnych danych osobowych i kontaktowych wszystkich uczestników wydarzenia, za ich zgodą, na wypadek stwierdzenia u któregoś́ z uczestników lub pracowników wydarzenia zakażenia koronawirusem.
  • Poinformowanie uczestników wydarzenia zarówno przed wydarzeniem (np. drogą cyfrową) oraz przy samym jego rozpoczęciu o zastosowanych procedurach dot. przeciwdziałaniu zarażeniu koronawirusem.
  • Uczestnik wydarzenia w przypadku wystąpienia niepokojących objawów w dniu spotkania nie powinien na nie przychodzić, powinien pozostać w domu, postępować zgodnie z zaleceniami Głównego Inspektora Sanitarnego / Ministerstwa Zdrowia i skontaktować się niezwłocznie z lekarzem lub powiatową stacją sanitarno-epidemiologiczną, oddziałem zakaźnym, a w razie pogorszenia się stanu zdrowia zadzwonić pod nr 999 lub 112 i poinformować o swoich objawach.
  • Potencjalny pomiar temperatury u uczestników / pracowników obsługi / dostawców wydarzenia / spotkania za ich zgodą przez obsługę̨ hotelową za pomocą bezdotykowego termometru lub kamer termowizyjnych.
  • Obowiązkowe stosowanie przez uczestników / pracowników obsługi / dostawców wydarzenia środków ochrony osobistej - maseczek / przyłbic i jednorazowych rękawiczek.
  • Obowiązkowa dezynfekcja dłoni przez uczestników / pracowników obsługi / dostawców wydarzenia przed wejściem na teren wydarzenia.
  • Obowiązkowe szkolenie pracowników obsługi / dostawców w zakresie zastosowanych procedur przeciwdziałania COVID - 19 zastosowanych przy organizacji wydarzenia, szczególnie, uwzględniające bezdotykową obsługę uczestników wydarzenia.
  • Zapewnienie przez organizatora wydarzenia w miejscu realizacji wydarzenia odpowiedniej ilości środków ochrony osobistej w przypadku braku ich posiadania przez uczestników / pracowników obsługi / dostawców danego wydarzenia.
  • Ograniczenie ilości personelu obsługi wydarzenia do niezbędnego minimum.
  • Zwiększenie fizycznych odległości między pracownikami i zachowanie bezpieczeństwa pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
  • Ograniczenie korzystania przez pracowników obsługi wydarzenia z przestrzeni wspólnych, w tym: zmniejszenie liczby pracowników korzystających ze wspólnych obszarów w danym czasie (np. przez rozłożenie przerw na posiłki).
  • Przed rozpoczęciem wydarzenia obowiązkowo należy umyć ręce wodą z mydłem.
  • Uczestnik powinien regularnie często i dokładnie myć ręce wodą z mydłem zgodnie z instrukcją znajdującą się przy umywalce i dezynfekować osuszone dłonie środkiem na bazie alkoholu (min. 60%).
  • Podczas kaszlu i kichania uczestnik ma obowiązek zakryć usta i nos zgiętym łokciem lub chusteczką oraz jak najszybciej wyrzucić chusteczkę do zamkniętego kosza i umyć ręce.
  • Uczestnik powinien starać się nie dotykać dłońmi okolic twarzy, zwłaszcza ust, nosa i oczu.
  • Organizator oraz obsługa hotelowa dokłada wszelkich starań, aby stanowiska pracy były czyste i higieniczne, szczególnie po zakończonym dniu pracy. Dezynfekcja powierzchni dotykowych jak słuchawka telefonu, klawiatura i myszka, włączniki świateł czy biurka.
  • Uruchomienie alarmowego numeru telefonu organizatora, dostępnego w czasie wydarzenia. Oznakowanie w widocznych miejscach informacji o tym numerze i zasadach korzystania.
Komunikacja z gośćmi:
 
  • Podejmowanie wzmożonych akcji informacyjnych dotyczących zasad bezpieczeństwa obowiązujących uczestników wydarzenia na terenach konferencyjnych
  • Komunikowanie (przez system dźwiękowy lub systemy audiowizualne) o ograniczeniach liczby osób mogących przebywać jednocześnie na terenach konferencyjnych, zachowania odległości między kolejnymi osobami, obowiązku unikania skupisk ludzi oraz przestrzegania zasad higieny.
  • Zamieszczenie w widocznych miejscach materiałów edukacyjnych (w postaci plakatów, plansz na ekranach czy filmów instruktażowych) na temat higieny rąk i zachowania podczas kichania lub kaszlu (toalety, punkty obsługi klienta, strefy wejściowe) oraz utrzymywania odpowiedniego dystansu z innymi ludźmi i unikania uścisków dłoni.
  • Uruchomienie alarmowego numeru telefonu, dostępnego w czasie wydarzeń targowych, oznakowanie w widocznych miejscach informacji o tym numerze i zasadach korzystania.
Stoiska wystawiennicze i strefy dla gości:
 
  • Dostosowanie liczby dostępnych miejsc siedzących na terenach targowych poprzez wprowadzenie specjalnych rozwiązań umożliwiających zachowanie odległości przynajmniej 1,5 metra zgodnie z aktualnie obowiązującymi zasadami bezpieczeństwa.
  • W trakcie montażu i demontażu stoisk zachowanie zasad bezpieczeństwa obowiązujących dla firm zabudowujących i dostawców zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami i zaleceniami GIS.
  • Zobowiązanie Wystawców do zapewnienia na stoiskach stosownych środków ochrony osobistej dla personelu oraz środków dezynfekujących.
  • Wydanie zaleceń wystawcom, aby w miarę możliwości materiały dla gości targowych były dostępne dla każdego gościa indywidualnie, bez wspólnych egzemplarzy.
 
Firma iNET Group – główny organizator 25 iNET Meetingu zaprasza na konferencję, to będzie niezapomniana i dopracowana w najdrobniejszych szczegółach impreza!

Przypominamy, że 25 iNET Meeting / OKTEL 6 odbędzie się od 14 do 17.09.2020 roku w hotelu Windsor w Jachrance. Bawimy się w luźnym, plażowym stylu, relaksujemy się w SPA, odpoczywamy nad zalewem Zegrzyńskim, ale także spędzamy czas pomiędzy stoiskami sponsorskimi i przyswajamy nowości branżowe na wielu prelekcjach, panelach i warsztatach! Natomiast oczywiście także jako organizatorzy obserwujemy na bieżąco sytuację i jesteśmy w stanie dostosować się do wszystkich scenariuszy. Zachęcamy do rejestracji! - https://inetmeeting.eu/rejestracja

Dla Państwa spokoju chcielibyśmy zaprezentować także szereg wydarzeń, które odbywać będą się w podobnym czasie w znacznie większej skali niż wydarzenie proponowane przez zespół iNET Group!

Powrót targów i konferencji naprawdę stał się faktem!